Dokumenthantering - Lagra och skapa dokument

Lagra dina dokument genom vårt affärssystem - Skapa dokument utifrån affärsdata per kund
    
Specter Dokumenthantering har två funktioner, att lagra dokument per kund och skapa dokument utifrån affärsdata per kund.

Med lagring av dokument förenklas det mobila arbetet, då man via webbaserad dokumenthantering kommer man åt gemensamma dokument mobilt på fältet, vid hemarbete, flera kontor, enkelt och säkert. Hämta affärsdokument som avtal, offerter och andra affärskritiska dokument via Specter Dokumenthantering. Användarna bestämmer själva utseende på mappstrukturen. Dokumenten säkerhetskopieras automatiskt, kontinuerligt i realtid tillsammans med övrig affärsdata.

Med skapa dokument kan massbearbetning av kunderna göras med kundunikt innehåll, både via e-post och papper. Ett pdf-dokument skapas per kund. Dokumentmallar skapas som kan formges, med logotyp etc. Datafält kan väljas från databasen, med adress, uppgifter om offert, order, faktura för olika ändamål. Varje dokument som skapas fylls med den information som lagrats på respektive kund.

Via CRM-funktionen kan sökningar och selekteringar göras i kundbasen, sedan sänds dokumenten som bifogade till en e-post eller som papper. Att dokument skapats och sänts registreras i Aktiviteter i CRM-funktionen.

Dessutom kan dokument skapas ett och ett, via några knapptryckningar inifrån kundkortet. Exempel på data är kund, offert, order, faktura, betalningspåminnelse, avtal, artikel.

Funktionen kan användas dels integrerad med Specter Business Management, dels som ett helt fristående system.

 
Några av fördelarna med Specter Dokumenthantering är:

• Dokument är åtkomliga webbaserat, även mobilt.

• Lättare att hitta dokument då de sparas strukturerat per kund eller användare.

• Automatisk säkerhetskopiering av dokument kontinuerligt, dygnet runt. 

• Skapa kundunika dokument, välkomstdokument med lösenord etc.

• Massbearbeta via selektering i CRM, sänd med personligt innehåll.

Vår dokumenthantering är strukturerad utifrån kunder och användare. På kundkorten visas alla kunduppgifter som adress, telefonnummer, kontaktperson m.m. Kopplade dokument visas separat för varje kund. Mappstrukturen är dynamisk, till varje kund kan en unik mappstruktur läggas upp allt efter behov och önskemål. Dokumenthantering per användare fungerar på samma sätt.

 
Används Dokumenthantering tillsammans med Business Management innehåller systemet all information som mobila användare normalt behöver.
Alla uppgifter om aktuella och tidigare offerter, order, fakturor, affärsdokument m.m. är samlade och åtkomliga via webb, helt mobilt.

För använt lagringsutrymme utgår en månadsavgift, baserad på mängden lagrad data. I månadsavgiften ingår 250 Mb per användare. Att utöka kapaciteten är enkelt, bara ett e-post eller telefonsamtal till oss.